Dataskyddsbeskrivning

Person som ansvarar för registerärenden

Fredrik Lundin
Administratör, IT
PB 231, 00171 Helsingfors
fredrik.lundin@nordiskkulturkontakt.org
+358 10 583 1004

Registrens namn

1. Låntagarregister för Nordisk kulturkontakts specialbibliotek
2. Administration av Nordisk kulturkontakts digitala enkätsystem
3. Nordisk kulturkontakts mediearkiv
4. Nordisk kulturkontakts nyhetsbrev
5. Webbläsarcookies på webbsidan www.nkk.org
6. Nordisk kulturkontakts kameraövervakning

Registrens syfte

Nordisk kulturkontakt samlar in och hanterar personuppgifter

1. för att upprätthålla ett låntagarregister och sköta bibliotekets kundrelationer
2. vid arrangemang av evenemang, möten och vid arvodesutbetalningar
3. för att dokumentera verksamheten. Materialet kan komma att användas i Nordisk kulturkontakts årsrapport, på webbsidan, i sociala medier och annan digital marknadsföring, för interna behov (t.ex. presentationer) och för framtida arkivering.
4. för att skicka information till prenumeranter av våra nyhetsbrev.
5. för att kunna göra webbtjänstutveckling och besöksmätning samt för att rikta marknadsföring om våra evenemang eller stödprogram på Facebook baserat på vilka sidor som besökts via webbplatsen.
6. i samband med kameraövervakningen på biblioteket. Syftet med kameraövervakningen är att, skydda egendom, skydda personal och kunder, förhindra brott samt hjälpa reda ut eventuella brott.

Registrens innehåll

1. Låntagarregistret innehåller:
   • låntagarens namn, adress, kön, telefonnummer och e-postadress.
   • uppgifter om låntagartyp för lånefunktioner.
   • uppgifter om låntagares modersmål samt meddelandespråk i servicesyfte.
   • bibliotekskortsnummer och låntagarID.
   • lösenord (pinkod) för identifiering.
   • personbeteckning.
   • uppgifter om låntagarens aktuella lån.
   • uppgifter om låntagarens aktuella reserveringar.
   • uppgifter om låntagarens obetalda avgifter.
   • o uppgifter om föråldrade kontaktuppgifter, eventuella fullmakter, vårdnadshavares kontaktuppgifter och åtgärder som vidtagits på grund av oreturnerade lån och obetalda avgifter, samt meddelandeinställningar, registreringsdatum och senaste lånedatum.
   Som uppgiftskällor används:
   • uppgifter som låntagaren uppgett och lagrat i datasystemet.
   • offentliga adress- och telefonnummertjänster.
   • uppgifter som lagras i bibliotekets verksamhet.
   Låntagaren är ansvarig för att meddela om ändringar. Vid indrivningsfall kan adressuppgifter kontrolleras via myndigheten för digitalisering och befolkningsdata (DVV).
2. Digitala enkätsystem (uppgifter insamlas genom webtjänsterna Webropol, Zoom, Microsoft Teams, Microsoft Forms eller Zef). De uppgifter som insamlas beror på användningsändamålet men kan vara:
   • Personuppgifter (förnamn, efternamn, organisation, förman, adress, e-post, telefonnummer, personnummer, land, allergier, diet)
   • Bankuppgifter (endast vid arvodesutbetalning)
   • Arbets- och förtroendeuppgift
   • Evenemang
3. Mediearkiv
   Registret innehåller bilder och videomaterial som skapas under Nordisk kulturkontakts evenemang eller för att dokumentera organisationens övriga verksamhet.
4. Nyhetsbrev
   E-postadresser och namn (insamlade genom/på webbtjänsten Mailchimp).
5. Webbläsarcookies
   Nordiskkulturkontakt.org webbplatsen använder Google Analytics och Facebook-pixel cookies. Google Analytics är en tjänst som tillhandahålls av Google i syfte att samla in statistisk information om besökare på en webbplats. Denna information inkluderar vanligtvis IP-adresser, IP-adressens geografiska plats, besökta sidor, hur besökaren kom till webbsidan och datorinformation, som operativsystem och webbläsare.
   Facebook-pixeln är en tjänst som tillhandahålls av Facebook och samlar in följande information:
   • HTTP-rubriker – Allt som finns i HTTP-rubrikfältet. HTTP-rubriker inkluderar IP-adresser, information om webbläsaren, sidplats, dokument, referens och person som använder webbplatsen.
   • Pixelspecifika data – Inkluderar Pixel-ID och Facebook-cookien.
   • Knappklickdata –Inkluderar alla knappar som klickats på av besökare på webbplatsen, etiketterna på dessa knappar och alla sidor som besöktes som ett resultat av knappklick.
6. Kameraövervakning
   Registret innehåller inspelat bildmaterial, som skapas av kameraövervakning som är placerat i Nordisk kulturkontakts bibliotek.

Regelmässigt överlämnande av uppgifter och överföring av uppgifter inom EU eller EES

1. Låntagarregister
   • Låntagarens personuppgifter, låneuppgifter och betalningsuppgifter kan överföras till utomstående parter för fakturering och indrivning.
   • Låntagaruppgifter samt låntagarens personuppgifter, lån och reserveringar visas men lagras ej vid inloggning i webbiblioteket. Lånekortsnummer, pin-kod samt e-post lagras i webbiblioteket.
2. Digitala enkätsystem
   • Uppgifter kan överföras till utomstående parter för evenemangsadministration, fakturering och arvodesbetalning.
3. Mediearkivet
   • Inga personuppgifter från registret utlämnas eller överförs regelmässigt.
4. Nyhetsbrev
   • Inga personuppgifter från registret utlämnas eller överförs regelmässigt.
5. Webbläsarcookies
   • Inga personuppgifter från registret utlämnas eller överförs regelmässigt.
6. Kameraövervakning
   • Material överförs endast åt en myndighet vid utredning av brott.

Överföring av uppgifter utanför EU eller EES

Uppgifter överförs begränsat utanför EU/EES till de underleverantörer som den personuppgiftsansvarige anlitat för digitala enkätsystem, nyhetsbrev och webbläsarcookies. Då uppgifter överförs utanför EU/EES används EU-kommissionens standardavtalsklausuler eller någon annan överföringsmekanism som lagstiftningen tillåter.

Principer för skydd av registren

Personuppgifterna i dessa register skyddas genom tekniska och organisatoriska åtgärder mot obehörig och/eller olaglig åtkomst, förstörelse, ändringar eller annan behandling, inklusive otillåtet utlämnande och överföring av uppgifterna i registret. Uppgifterna lagras i elektroniska system, som skyddas av brandväggar, krypteringsteknik, lösenord och andra lämpliga tekniska lösningar. De blanketter med låntagaruppgifter som låntagaren fyllt i förstörs då uppgifterna förts in i digitala bibliotekssystemet.

Tillgång till registren är begränsade till vissa anställda hos Nordisk kulturkontakt och andra specificerade personer som behöver uppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter. De personer som har tillgång till uppgifterna i registret är bundna av tystnadsplikt. Användarrättigheterna kontrolleras regelbundet och onödiga rättigheter tas bort. Nordisk kulturkontakt och tjänsteleverantörerna har upprättat personuppgiftsbiträdesavtal.

Den registrerades rättigheter

EU:s dataskyddsförordning tryggar åtskilliga rättigheter för den registrerade. Den registrerade har följande rättigheter:

• rätt till insyn: den registrerade har rätt att få veta vilka personuppgifter som sparats om sig själv. Den registrerade kan själv kontrollera en del av uppgifterna i bibliotekssystemets webbibliotek.
• rätt att få uppgifter rättade: den registrerade har rätt att korrigera felaktiga uppgifter och komplettera bristfälliga uppgifter.
• rätten att bli glömd: om det inte finns någon laglig grund för behandlingen av personuppgifter, har den registrerade rätt att kräva att personuppgifterna som gäller den registrerade raderas.
• invända mot eller begränsa behandling: den registrerade har också i vissa situationer rätt att begära att behandlingen av personuppgifterna ska begränsas eller annars göra invändningar mot behandlingen av personuppgifter.
• rätt att återkalla samtycke: den registrerade kan när som helst återkalla sitt samtycke till behandlingen av personuppgifter.

Den registrerade kan förhindra att webbläsarcookies nyttjas genom att justera inställningarna i webbläsaren.
Om den registrerade anser att behandlingen av hans eller hennes personuppgifter inte är laglig, har den registrerade rätt att lämna in ett klagomål till dataombudsmannen.

Lagringstid av personuppgifter

Nordisk kulturkontakt förvarar personuppgifterna endast så länge som det är nödvändigt för att verkställa de syften som specificerats i denna dataskyddsbeskrivning eller för att fullgöra lagstadgade skyldigheter.

Övervakningskamerans inspelningar raderas automatiskt med 30 dagars mellanrum.

Meddelande om ändring av personuppgifter

Den registrerade kan meddela ändrade personuppgifter till Nordisk kulturkontakt på Nordisk kulturkontakt, PB 231, 00170 Helsingfors, Finland eller gdpr@nordiskkulturkontakt.org.

Låntagaren kan meddela ändrade kontaktuppgifter till Nordisk kulturkontakt på Nordisk kulturkontakt / Biblioteket, PB 231, 00170 Helsingfors, Finland eller bibba@nordiskkulturkontakt.org eller genom att logga in och ändra sina uppgifter i webbiblioteket.

Ändring av dataskyddsbeskrivningen

Nordisk kulturkontakt förbehåller sig rätten att uppdatera och ändra denna dataskyddsbeskrivning genom att meddela om detta på sin webbplats.