Tietosuojaseloste

Rekisteriasioista vastaava henkilö

Fredrik Lundin
IT-vastaava
PL 231, 00171 Helsinki
fredrik.lundin@nordiskkulturkontakt.org
+358 10 583 1004

Rekisterien nimet

1. Pohjoismaisen kulttuuripisteen pohjoismaisen erikoiskirjaston lainaajarekisteri
2. Pohjoismaisen kulttuuripisteen sähköisten kyselylomakejärjestelmien hallinnointi
3. Pohjoismaisen kulttuuripisteen media-arkisto
4. Pohjoismaisen kulttuuripisteen uutiskirjeet
5. Verkkosivuston www.nkk.org evästeet
6. Pohjoismaisen kulttuuripisteen kameravalvonta

Rekisterien tarkoitus

Pohjoismainen kulttuuripiste kerää ja käsittelee henkilötietoja

1. voidakseen ylläpitää lainaajarekisteriä ja hoitaa kirjaston asiakassuhteita
2. voidakseen järjestää tapahtumia ja kokouksia ja maksaa palkkioita
3. voidakseen dokumentoida toimintaa. Aineistoa voidaan käyttää Pohjoismaisen kulttuuripisteen vuosikertomuksessa, verkkosivustossa, sosiaalisessa mediassa ja muussa digitaalisessa markkinoinnissa, sisäisiin tarpeisiin (esim. esitykset) ja tulevaa arkistointia varten.
4. voidakseen lähettää tietoa uutiskirjeidemme tilaajille
5. voidakseen kehittää verkkopalveluita ja mitata kävijämääriä sekä kohdentaakseen tapahtumia tai tukiohjelmia koskevaa markkinointia Facebookissa sivustovierailujen perusteella
6. kirjaston kameravalvonnan yhteydessä. Kameravalvonnan tarkoituksena on suojella omaisuutta, henkilökuntaa ja asiakkaita, ehkäistä rikoksia ja auttaa mahdollisten rikosten selvittämisessä.

Rekisterien tietosisältö

1. Lainaajarekisterissä on seuraavat tiedot:
   • lainaajan nimi, osoite, sukupuoli, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
   • tiedot lainaajatyypistä lainaustoimintoja varten
   • tiedot lainaajan äidinkielestä ja viestien lähetyskielestä palvelutarkoituksia varten
   • kirjastokortin numero ja lainaajatunnus
   • tunnistautumisessa käytettävä salasana (pin-koodi)
   • henkilötunnus
   • tiedot lainaajan tämänhetkisistä lainoista
   • tiedot lainaajan tämänhetkisistä varauksista
   • tiedot lainaajan maksamattomista myöhästymismaksuista
   • tiedot vanhentuneista yhteystietoista, mahdollisista valtakirjoista, huoltajan yhteystiedoista ja toimista, joihin on ryhdytty palauttamattomien lainojen ja maksamattomien maksujen johdosta, sekä viestiasetuksista, rekisteröitymispäivästä ja viimeisimmästä lainauspäivästä.
   Tietolähteinä käytetään
   • lainaajan ilmoittamia ja tietojärjestelmään tallennettuja tietoja
   • julkisia osoite- ja puhelinnumeropalveluita
   • kirjaston toiminnassa tallennettavia tietoja.
   Lainaajan tulee ilmoittaa tietojen mahdollisesta muuttumisesta. Perintätapauksissa osoitetiedot saatetaan tarkastaa Digi- ja väestötietovirastolta (DVV).
2. Sähköiset kyselylomakejärjestelmät (tiedot, jotka on kerätty Webropol-, Zoom-, Microsoft Teams-, Microsoft Forms- tai Zef-verkkopalveluiden kautta). Kerättävät tiedot riippuvat käyttökohteesta, mutta niihin voi sisältyä seuraavia tietoja:
   • henkilötiedot (etunimi, sukunimi, organisaatio, esimies, osoite, sähköposti, puhelinnumero, henkilötunnus, maa, allergiat, ruokavaliot)
   • pankkitiedot (vain palkkioiden maksamiseksi)
   • työ- ja luottamustehtävät
   • tapahtumat.
3. Media-arkisto
   Rekisteri sisältää kuvia ja videomateriaalia, jotka on otettu Pohjoismaisen kulttuuripisteen tapahtumissa tai organisaation muun toiminnan dokumentoimiseksi.
4. Uutiskirjeet
   Sähköpostiosoitteet ja nimet (kerätty Mailchimp-verkkopalvelussa tai sen kautta)
5. Evästeet
   Verkkosivusto Nordiskkulturkontakt.org käyttää Google Analytics- ja Facebook-pikseli-evästeitä. Google Analytics on Googlen tarjoama palvelu, jonka tarkoituksena on kerätä tilastotietoa verkkosivuston kävijöitä. Näitä tietoja ovat yleensä IP-osoitteet, IP-osoitteen maantieteellinen sijainti, vieraillut sivut, tieto siitä, mitä kautta kävijä päätyi verkkosivustoon, ja tiedot tietokoneesta, kuten käyttöjärjestelmästä ja selaimesta.
   Facebook-pikseli on Facebookin tarjoama palvelu, joka kerää seuraavia tietoja:
   • HTTP-otsikkotiedot – HTTP-otsikkokentän koko sisältö. HTTP-otsikkotietoihin sisältyvät IP-osoitteet, tieto selaimesta, sivun paikasta, dokumenteista, määritelmistä sekä käyttäjästä.
   • pikselitiedot – mukaan lukien pikselin ID ja Facebook-eväste
   • klikkausdata – kaikki verkkosivuston kävijän painamat painikkeet, niiden otsikot ja sivut, joille klikkausten johdosta päädytään.
6. Kameravalvonta
   Rekisteri sisältää Pohjoismaisen kulttuuripisteen kirjaston kameravalvonnan tallentamaa kuvamateriaalia.

Henkilötietojen säännönmukaiset siirrot tai luovutukset EU:ssa tai Euroopan talousalueella

1. Lainaajarekisteri
   • Lainaajan henkilö-, lainaus- ja maksutietoja voidaan siirtää ulkopuolisille osapuolille laskutus- ja perintätarkoituksessa.
   • Lainaajan tiedot, henkilötiedot, lainat ja varaukset näytetään verkkokirjastoon kirjautumisen yhteydessä, mutta niitä ei tallenneta. Kirjastokortin numero, pin-koodi ja sähköpostiosoite tallennetaan verkkokirjastoon.
2. Sähköiset kyselylomakejärjestelmät
   Tietoja voidaan siirtää ulkopuolisille osapuolille tapahtumien hallinnointia, laskutusta ja palkkioiden maksua varten.
3. Media-arkisto
   Rekistereistä ei säännönmukaisesti siirretä tai luovuteta henkilötietoja.
4. Uutiskirjeet
   Rekistereistä ei säännönmukaisesti siirretä tai luovuteta henkilötietoja.
5. Evästeet
   Rekistereistä ei säännönmukaisesti siirretä tai luovuteta henkilötietoja.
6. Kameravalvonta
   Materiaalia siirretään vain viranomaiselle rikostutkinnan yhteydessä.

Henkilötietojen siirrot tai luovutukset EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja siirretään rajallisesti EU:n tai Etan ulkopuolisille alihankkijoille, joita rekisterinpitäjä käyttää kyselylomake-, uutiskirje- ja evästepalveluiden toimittamisessa. EU:n tai Etan ulkopuolisessa tiedonsiirrossa käytetään EU-komission vakiosopimuslausekkeita tai muuta lainsäädännön sallimaa siirtomekanismia.

Rekisterien suojauksen periaatteet

Näiden rekisterien henkilötiedot suojataan teknisillä ja organisatorisilla suojatoimenpiteillä, joilla ehkäistään luvatonta ja/tai lainvastaista pääsyä, tuhoamista, muuttamista tai muuta käsittelyä, ml. rekisteritietojen luvatonta luovuttamista ja siirtämistä. Tietoja säilytetään sähköisissä järjestelmissä, jotka suojataan palomuureilla, salaustekniikalla, salasanoilla ja muilla soveltuvilla teknisillä ratkaisuilla. Lainaajan täyttämät lainaajatietolomakkeet tuhotaan sen jälkeen, kun tiedot on siirretty sähköiseen kirjastojärjestelmään.

Rekisterien käyttöoikeus on rajattu tiettyihin Pohjoismaisen kulttuuripisteen työntekijöihin ja muihin nimettyihin henkilöihin, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Rekisteritietoihin pääsevillä henkilöillä on salassapitovelvollisuus. Käyttöoikeuksia valvotaan säännöllisesti, ja tarpeettomat oikeudet poistetaan. Pohjoismainen kulttuuripiste ja palveluntoimittajat ovat solmineet sopimuksia henkilötietojen käsittelystä.

Rekisteröidyn oikeudet

EU:n tietosuoja-asetus takaa rekisteröidylle useita oikeuksia. Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:

• Oikeus saada pääsy tietoihin: Rekisteröidyllä on oikeus tietää, mitä häntä koskevia henkilötietoja on tallennettu. Rekisteröity voi itse tarkastaa osan tiedoista kirjastojärjestelmän verkkokirjastosta.
• Oikeus tietojen oikaisemiseen: Rekisteröidyllä on oikeus korjata virheelliset tiedot ja täydentää puutteellisia tietoja.
• Oikeus tulla unohdetuksi: Jos henkilötietojen käsittelyyn ei ole laillista perustetta, rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että häntä koskevat henkilötiedot poistetaan.
• Oikeus käsittelyn vastustamiseen tai rajoittamiseen: Rekisteröidyllä on tietyssä tilanteessa oikeus myös pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai muulla tavoin vastustaa henkilötietojen käsittelyä.
• Oikeus peruuttaa suostumus: Rekisteröity voi milloin tahansa peruuttaa suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn.

Rekisteröity voi estää evästeiden käytön muuttamalla selaimensa asetuksia.

Jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittely on lainvastaista, hänellä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle.

Henkilötietojen säilytysaika

Pohjoismainen kulttuuripiste säilyttää henkilötietoja vain niin pitkään kuin se on välttämätöntä tässä tietosuojaselosteessa eriteltyjen käsittelytarkoitusten tai lakisääteisten velvollisuuksien toteuttamiseksi.
Valvontakameran tallenteet poistetaan automaattisesti 30 päivän välein.

Henkilötietojen muutosilmoitus

Rekisteröity voi ilmoittaa henkilötietojen muutoksesta Pohjoismaiselle kulttuuripisteelle postitse osoitteeseen Pohjoismainen kulttuuripiste, PL 231, 00170 Helsinki tai sähköpostitse osoitteeseen gdpr@nordiskkulturkontakt.org.

Lainaaja voi ilmoittaa yhteystietojensa muutoksesta Pohjoismaiselle kulttuuripisteelle postitse osoitteeseen Pohjoismainen kulttuuripiste, Kirjasto, PL 231, 00170 Helsinki, sähköpostitse osoitteeseen bibba@nordiskkulturkontakt.org tai kirjautumalla verkkokirjastoon ja muuttamalla tietoja itse.

Tietosuojaselosteen muutokset

Pohjoismainen kulttuuripiste varaa oikeuden päivittää ja muuttaa tietosuojaselostetta. Muutoksista ilmoitetaan Pohjoismaisen kulttuuripisteen verkkosivustossa.