Jos joudut tekemään muutoksia budjettiin, aikatauluun tai hankkeen sisältöön, pyydä Pohjoismaiselta kulttuuripisteeltä hyväksyntä ennen muutosten tekemistä. Kuvaile muutokset ja lähetä tiedot meille hankkeen käyttäjätilin viestitoiminnon kautta.
Tuen viimeinen erä maksetaan sen jälkeen, hankkeen loppuraportti on jätetty ja hyväksytty. Raportissa on oltava myös loppulaskelma hankkeen tuloista ja menoista.
- Käytä raportoinnissa samaa mallia, jonka täytit hakuvaiheessa. Varmista, että loppulaskelmassa esitetään hankkeen todelliset tulot ja menot.
- Huomaa, että residenssikeskusten tukeen on oma malli.
- Yksityishenkilöille myönnettävässä liikkuvuustuessa noudatetaan eri raportointivaatimuksia. Liikkuvuustuki raportoidaan matkapäivien eikä todellisten kustannusten mukaan.
- Pelkkä myönnetyn tuen raportointi ei riitä. Loppulaskelmassa on esitettävä hankkeen kaikki tulot (mukaan lukien mahdollinen omarahoitus) ja menot. Jos hankkeessa on useita yhteisrahoittajia ja kustannuksista vastaavia kumppaneita, hankkeen omistajan on koottava loppuraporttiin kaikkien kumppaneiden tuloja ja menoja koskevat asiakirjat. Loppulaskelman tuloihin on sisällytettävä koko myönnetty tuki, vaikka sen viimeinen erä maksettaisiin vasta raportoinnin jälkeen.
- Muista tallentaa budjettitiedostosi (Excel) hakuvaiheessa, jotta voit myöhemmin täydentää asiakirjaa lisäämällä siihen sarakkeen, johon merkitään toteutuneet tulot ja menot. Kaikki summat on ilmoitettava euroina.
- Lue sopimuksesi ennen raportointia. Sopimus löytyy hakuportaalista hakemuksen oikealta puolelta, kun napsautat ”Maksatuspyyntö”-painiketta.
- Selitä summat tarvittaessa käyttämällä tiedoston kommenttikenttiä.
Hanke voidaan valita satunnaistarkastukseen enintään kuuden vuoden ajan hankkeen päättymisestä.
- Säilytä hankkeen kaikki kuitit ja tositteet kuuden vuoden ajan – myös ne, jotka koskevat muiden toimijoiden myöntämää rahoitusta.
Jos tuki on suuruudeltaan yli 30 000 euroa, hankkeesta on toimitettava väliraportti ennen tuen toisen erän maksatusta. Loppuraportoinnin yhteydessä hankkeen loppulaskelma pitää tarkastuttaa hyväksytyllä tilintarkastajalla. Tilintarkastuksessa on käytettävä Pohjoismaisen kulttuuripisteen raporttipohjaa. Lue lisää tilintarkastusvaatimuksista täällä.
Ellet löytänyt vastauksia kaikkiin kysymyksiisi, ota meihin yhteyttä hakuportaalin kautta.